Chatbot de WhatsApp para notarías
Asistente de IA para notarías: explica requisitos por trámite, recibe documentos para revisión previa, agenda citas y avisa qué falta antes de la firma.
Lo esencial
- La mayoría de las preguntas que recibe una notaría son las mismas: requisitos, horarios, costos y citas.
- El asistente responde esas dudas por trámite y a cualquier hora, con la información de la propia notaría.
- Recibe fotografías de documentos para una revisión previa y avisa qué falta.
- Agenda la cita y manda recordatorios para que nadie llegue sin un papel.
Lo que satura el teléfono de una notaría
¿Qué necesito para hacer mi testamento? ¿Cuánto cuesta un poder? ¿A qué hora abren? ¿Puedo ir sin cita? Son preguntas razonables, pero repetidas decenas de veces al día ocupan a personal que podría estar preparando escrituras. Y fuera de horario quedan sin respuesta, aunque la persona esté lista para agendar.
Además, una parte de las citas se pierde porque la persona llega sin algún documento y hay que reprogramar. Cada reprogramación es tiempo perdido para la notaría y una mala experiencia para el cliente.
Qué hace el asistente
Pregunta qué trámite necesita la persona y responde con los requisitos que la notaría definió para ese trámite: testamento, compraventa, poder, sociedad, sucesión. Explica de qué depende el costo y, si la notaría lo autoriza, da una estimación general o pide los datos para una cotización formal.
Puede recibir fotografías de identificaciones, actas o escrituras para que el personal haga una revisión previa, y avisar qué falta antes de la cita. Después agenda según la disponibilidad real y envía recordatorios con la lista de documentos.
Todo lo que requiere criterio notarial, como una situación patrimonial compleja, lo canaliza al personal indicado con un resumen claro.
Un ejemplo
Una señora escribe un domingo: quiero hacer mi testamento, ¿qué necesito? El asistente le pregunta si es para ella, le explica los documentos que la notaría pide, como identificación oficial y acta de nacimiento, y le ofrece horarios de la semana. Ella elige el martes y recibe la confirmación con la dirección, el estacionamiento y la lista de documentos.
El lunes, el día anterior a la cita, recibe un recordatorio. Llega con todo y la firma ocurre sin contratiempos.
Sobriedad y límites
La función notarial exige seriedad. El asistente se configura con un tono formal y respetuoso, sin emojis ni frases comerciales, y con límites claros: no interpreta situaciones jurídicas ni sustituye la asesoría del notario.
También se adapta a personas mayores, que son buena parte de los clientes de una notaría: mensajes cortos, lenguaje sencillo y la opción de pedir que alguien les llame.
Documentos y privacidad
Los documentos que se reciben por el asistente son sensibles. Se guardan con acceso restringido al personal autorizado, se usan solo para la revisión previa y están cubiertos por el aviso de privacidad de la notaría. El asistente no comparte esa información con nadie más.
En Nexus diseñamos cada integración con criterio de ciberseguridad: validación de lo que entra, acceso mínimo y registro de actividad.
Costo
El asistente está incluido en los paquetes de sitio desde $9,999 MXN. Para notarías que ya tienen sitio y solo quieren el asistente, se cotiza aparte según volumen e integraciones con su agenda.
Preguntas frecuentes
¿Puede dar el costo exacto de un trámite?
Solo si la notaría lo autoriza y lo configura así. Lo habitual es explicar de qué depende y pedir los datos para una cotización formal.
¿El personal puede intervenir en una conversación?
Sí. Cualquier persona autorizada puede tomar la conversación en cualquier momento y continuarla.
¿Sirve en temporada del mes del testamento?
Es justo cuando más ayuda: atiende el aumento de consultas sin saturar al personal y llena la agenda de forma ordenada.
¿Funciona con el número actual?
En la mayoría de los casos sí. Lo revisamos en un diagnóstico gratuito.
Para seguir leyendo
¿Lo revisamos para su despacho?
El diagnóstico es gratuito. Le decimos con franqueza qué conviene hacer primero.